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Cuaderno de software
Productividad personal: my two cents
Diciembre 27th, 2011 - [Enlace local]
La productividad personal tiene una cosa: que es personal. Todo lo personal require introspección: esto es, análisis y conocimiento de cómo es uno mismo y de sus patrones de trabajo. Por ejemplo, habrá gente que necesite ser más consciente del uso de su tiempo para ser productiva: trazarse un plan, una lista de lecturas, tareas o lo que sea. Otros conseguirán lo mismo saltando alegremente de link en link y dejándose llevar. Sin embargo, todos nos movemos en un escenario parecido:
- buscamos vaciar la mente, pudiendo centrarnos en una cosa. Para lo que necesitamos construir una memoria fuera del cerebro.
- las interrupciones nos hacen menos productivos: ¿qué me interrumpe mientras hago mi labor? ¿cómo puedo evitarlo?
- ¿por qué a veces me encuentro haciendo varias cosas a la vez y qué me impide centrarme en una sola cosa?
- ocurre lo mismo cuando cambias de contexto constantemente: ¿puedo agrupar mis quehaceres por proyecto? ¿quizá pueda agruparlo por contextos?(“respondo todos los emails pendientes a la vez”, “salgo al pasillo a hacer todas las llamadas que debo”, “pomodoro de 25 minutos de leer el google reader”)
Yo creo que nunca he seguido estrictamente ninguna metodología. En su momento lo intentaba, pero desde hace tiempo me gusta leer sobre ellas sólo para coger ideas. Las típicas son:
- pomodoros: pueden ayudar a aislarte, a centrarte y a gestionar tu descanso.
- inbox zero: una buena gestión del email puede ser clave.
- gtd y sus derivados: listas, prioridades, clasificaciones y filtros.
- personal kanban: visualización, visión de progreso.
Creo que lo importante es revisar periódicamente tu método, profundizar en lo que te funcione y eliminar lo que no sea útil. Yo he sufrido dos antipatrones típicos de las metodologías de productividad personal:
- pasarse el día cambiando las tareas de lista, de sitio o reetiquetándolas, etc…
- consumir siempre las más “prioritarias” agobiándote cada vez más por cómo aumenta la lista de “no prioritarias” sin hacer
- acumular estercoleros de tareas, links, ideas… estercoleros gigantes imposibles de abordar que acabas borrando sin leer
- intentar gestionar todo desde el mismo sitio y la misma manera: tus tareas del día, tus hitos de proyecto, tus links por leer o tus correos por contestar. Quizá en algún caso valga con una lista simple, y en otros con una gestión más complicada.
Herramientas… Ay, las herramientas… lo de siempre: ten un método y busca una herramienta que le de soporte… y no al revés. Las herramientas difícilmente te harán más productivo en si mismas, y fácilmente te distraerán con miles de opciones. No soy fan de usar el papel y el boli, y menos hoy en día teniendo móviles inteligentes, pero entiendo a quien huye de las herramientas de software para estos temas. Hay miles de herramientas de productividad porque son fáciles de hacer. Te va a vale casi cualquiera.
Yo uso Notational Velocity para organizarme. No tiene ninguna característica de herramienta de gestión de tareas. Como herramienta, es totalmente agnóstica a un proceso u otro, y me ofrece lo siguiente: búsquedas superrápidas y accesos rápidos desde teclado, sincronización en la nube de todos mis dispositivos y ligereza. La uso para la lista de la compra semanal, para la lista de tests que debo implementar para una clase, para las tareas que me van entrando durante el día o para apuntarme algunas ideas locas que tengo… La combino con el calendario. Puedo ponerme un aviso en el calendario que diga “NOTATIONAL comprar ropa”, que me recordará que en el notational tengo la lista de ropa que necesito, o “NOTATIONAL reunión javier” que me recordará que tengo reunión con Javier y las notas que había preparado.
Una de las claves me parece la simpleza del método que uno tenga (y su revisión constante y eliminación del desperdicio), y la otra adquirir una serie de costumbres. Las costumbres me hacen más productivo. Si todos los días antes de irme a dormir leo media hora, fácilmente me leo un par de libros al mes. Si por la mañana abro el correo antes de llegar al trabajo, y no lo vuelvo a abrir hasta después del café, consigo aislarme más fácilmente. Si mis compañeros se acostumbran a no interrumpirme si ven una banderita de pomodoro levantada, si reviso mis correos archivados antes de comer, etc, etc, etc.
Y estos son mis dos céntimos sobre productividad personal: analizarse en profundidad a uno mismo y su escenario, luchar contra aquello que intenta complicar el método y generarse unas buenas costumbres.